Vijf principes voor een motiverend functioneringsgesprek

December is in het voortgezet onderwijs niet alleen de maand van het sinterklaasfeest en de kerstviering, maar ook de maand van het functioneringsgesprek met startende docenten. Als goede werkgever pak je dit vanzelfsprekend professioneel aan, zodat het een gesprek een motiverend effect heeft.

Het functioneringsgesprek is een belangrijk moment voor zowel werkgever als werknemer. Het is in de basis een tweegesprek waarin beide partijen de werkzaamheden tot dat moment evalueren en de gelegenheid hebben elkaar feedback te geven. Doel is om het toekomstig functioneren van de medewerker te bevorderen en te verbeteren. Verbeteringen kunnen gericht zijn op zaken als het gedrag, de werkomstandigheden, de ondersteuning en de aansturing van de medewerker.

Er is de laatste tijd trouwens geregeld kritiek op het nut van de gesprekkencyclus en meerdere organisaties kozen er dan ook voor om de gesprekkencyclus af te schaffen. Het is goed om te weten dat veel van deze organisaties hier intussen weer van terug zijn gekomen en de cyclus, of iets soortgelijks, juist weer invoeren. Laat je als school dus niet meeslepen door deze hype.

Voor scholen die nog relatief kort werken met de gesprekkencyclus is het al helemaal niet aan te raden deze binnenkort weer af te schaffen, het is immers een structuur die leidinggevenden ondersteunt bij het voeren van een dialoog en het opbouwen van een vertrouwensrelatie met medewerkers. Pas wanneer deze dialoog integraal is ingebed in de organisatie, kan overwogen worden de gesprekkencyclus op een andere manier in te richten.

Goed leiderschap is van invloed op de kwaliteit van het onderwijs en dat komt terug in gesprekken met medewerkers. Wanneer je als leidinggevende deze vijf principes voor functioneringsgesprekken in acht neemt, zal het gesprek een motiverende werking hebben en bijdragen aan de verbetering van het onderwijs.

Principe 1 – Bouw aan vertrouwen

Werk ruim vóór het functioneringsgesprek al aan de relatie met de nieuwe medewerker door in ieder geval een kennismakingsgesprek én een startgesprek te voeren waarin o.a. doelen, ambities en wederzijdse verwachtingen worden uitgesproken. Ook is het belangrijk meerdere malen een les te bezoeken en de wandelgang te gebruiken voor korte onderlinge updates. Hiermee bouw je aan het onderlinge vertrouwen en zorg je ervoor dat beide partijen goed zijn voorbereid op het gesprek.

Principe 2 – Werk met een duidelijke functiebeschrijving

Het functioneringsgesprek vindt in de regel plaats op basis van een duidelijke functiebeschrijving waarin resultaatgebieden helder zijn geformuleerd. De functiebeschrijving geeft helder weer welke verwachtingen er zijn ten aanzien van het functioneren van de medewerker. De functiebeschrijving zou bij beide partijen bekend moeten zijn.

Principe 3 – Creëer een dialoog

Het functioneringsgesprek is gericht op motivatie. Zowel medewerker als leidinggevende kunnen tijdens het gesprek aangeven wat goed gaat en wat beter kan en hoe dat bereikt kan worden. Vraag dus als leidinggevende ook naar wat de medewerker nodig heeft om zijn/haar werk goed – of nog beter – uit te voeren.

Principe 4 – Kies voor focus

Kies voor focus bij het geven van complimenten en feedback. Besteed je tijd dus niet aan het voorlezen van alle uitslagen van de leerlingevaluatie, het opsommen van fouten en het geven van kritiek, maar kies die punten die het meest relevant zijn en waar de meeste winst te behalen valt, passend bij de ontwikkelingsfase van de medewerker in kwestie. Een veelvoorkomende valkuil in een functioneringsgesprek is dat de leidinggevende plots nieuwe verbeterpunten aandraagt. Zorg er voor dat de feedback al in één van de eerdere gesprekken aan bod is gekomen en dat het geen verrassing is. De medewerker moet namelijk de kans krijgen na te denken over de feedback alvorens er op te reageren.

Principe 5 – Leg gemaakte afspraken vast

Maak verbeter- en ontwikkelafspraken met elkaar en leg schriftelijk vast wie wat wanneer doet. Afspraken kunnen gaan over de manier van leidinggeven, over nieuwe doelstellingen, over de benodigde ondersteuning en over specifiek gedrag van de medewerker. 

Tot slot

Al met al gaat een functioneringsgesprek dus niet vanzelf. Het is zaak het gesprek goed voor te bereiden en er voor te zorgen dat ook de medewerker het gesprek voorbereidt. De HR-verantwoordelijke kan hier, als het goed is, handvatten voor geven. Ook is het van belang dat je adequate gespreks- en luistervaardigheden toepast en op een positieve wijze communiceert en motiveert.

Tenslotte kan ik me wel voorstellen dat het woord functioneringsgesprek weerstand oproept. Het klinkt toch een beetje alsof het om een beoordelingsmoment gaat, terwijl het juist een motiverend gesprek zou moeten zijn, waarbij vooral wordt gekeken naar de toekomst. Een alternatieve benaming zou iets kunnen zijn als ‘verwachtingsgesprek’ of ‘toekomstgesprek’. Maar wat vooral belangrijk is, is dat het bij aanvang van het gesprek duidelijk is wat het doel van het gesprek is.

Wil je met jouw school ook aan de slag met goed werkgeverschap? Meld je per mail of telefonisch aan voor een kennismakingsgesprek: info@topwerkgever-vo.nl of 06 2862 0793